1. Elektroniczny Obieg Faktur (EOF)
Narzędzie to ma za zadanie usprawnić obsługę dokumentów finansowych związanych z realizacją wydatków przez Osiedla.
Harmonogram wdrożeń:
I etap dotyczy obsługi dokumentów księgowych, w tym również w ramach systemu KSeF. Etap przygotowań i testów został zakończony, a wdrożenie produkcyjne planowane jest do końca czerwca 2026 r..
II etap ma obsłużyć wnioski o wypłatę, rozliczanie zaliczek gotówkowych, zasilenie i rozliczanie kont kart płatniczych oraz wypłaty diet. Wdrożenie tego etapu zaplanowano do końca września 2026 r..
Udział w projekcie: Przedstawiciele 9 Osiedli złożyli wnioski i podjęli decyzję o przystąpieniu do projektu (do 3 czerwca 2026 r. podpisy elektroniczne odebrało 7 z nich). Osiedla, które do czasu wyłonienia nowych Rad Osiedli nie zdecydowały się na udział w projekcie, mogą korzystać z dotychczasowej formy rozliczeń najpóźniej do końca 2026 r..
Materiały informacyjne: Dla biorących udział Osiedli przygotowano filmy instruktażowe obejmujące niezbędne czynności, a wykonawca narzędzia wraz z CUI deklarują możliwość organizacji spotkania informacyjno-szkoleniowego online.
2. Cyfrowe Osiedla
Jest to responsywne narzędzie przeglądarkowe dedykowane na urządzenia stacjonarne i mobilne, ułatwiające przygotowywanie dokumentacji z sesji Rad i posiedzeń Zarządów.
Prace projektowo-programistyczne nad narzędziem trwają od marca 2026 r., a zakończenie I etapu przewidziano na koniec sierpnia tego samego roku.
Zakres I etapu:
Moduł tworzenia projektów uchwał: Oferuje predefiniowany słownik podstaw prawnych ułatwiający formułowanie dokumentów oraz możliwość składania podpisów elektronicznych pod podjętymi projektami. Posiada opcję zapisu wersji roboczych projektów oraz repozytorium uchwał zarchiwizowanych przez jednostkę obsługującą. Narzędzie umożliwia także dołączanie do dokumentacji papierowych skanów, takich jak listy obecności.
Moduł sprawozdania rocznego: Pozwala na częściową automatyzację przy zliczaniu m.in. liczby sesji czy uchwał. Pozostałe dane wypełniane są ręcznie, moduł daje też możliwość dołączenia sprawozdania finansowego z Vulcan oraz złożenia podpisów elektronicznych przez Zarząd. Wypełniony formularz stanowi później gotowy załącznik do uchwały Rady Osiedla.
Panel komunikacyjny: Służy jako tablica ogłoszeń wspierająca zarówno komunikację wewnętrzną (między radnymi wewnątrz jednego Osiedla), jak i zewnętrzną (np. przesyłanie informacji od jednostki obsługującej).
Moduł zapewnia również monitoring uchwał organów Osiedla oraz dostęp do informacji uzupełniających (takich jak poczta elektroniczna, system FRODO czy e-wycinka).
3. E-learning i Szkolenia
Nowe systemy będą wspierać radnych w dostarczaniu odpowiedniej wiedzy przez rozwiązania e-learningowe (np. organizowane przez CUI kursy uwieńczone testami kompetencji).
Narzędzia te uwzględnią także dostęp do sprawdzonych, dotychczasowych materiałów szkoleniowych, wykazów aktów prawnych oraz prezentacji z zakresu gospodarki finansowej.
Docelowo, wdrożenie tej platformy w kolejnej kadencji ma stanowić istotne uzupełnienie tradycyjnych form szkoleń stacjonarnych.
